Tata Ruang Kantor

TATA RUANG KANTOR

Produktivitas organisasi sering dipengaruhi oleh tata ruang area kerja karyawan. Tata ruang yang dirancang dengan baik umumnya akan memiliki dampak positif dan tata ruang  khusus yang dirancang untuk memiliki dampak negatif. Dari sudut pandang biaya efektif, merancang sebuah area kerja yang efisien sangat penting. Karena tata ruang melibatkan tiga komponen peralatan, alur atau kerja, dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisis ketika perencanaan daerah dilaksanakan agar karyawan bekerja dengan efisien.

Desain Kantor menentukan apakah ruang yang digunakan secara efisien dan menguntungkan dan mempengaruhi bagaimana karyawan memperoleh kepuasan dari pekerjaan mereka. Selain itu, desain berdampak pada kesan orang yang mendapatkan area kerja tersebut.

Tata ruang menghasilkan keuntungan ekonomi dan operasional yang efisien :

1. memberikan alokasi yang efektif dan penggunaan ruang lantai.
2. menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan bagi karyawan.
3. memiliki dampak positif pada organisasi klien.
4. memfasilitasi alur kerja yang efisien.
5. menyediakan karyawan dengan efisien, area kerja produktif.
6. memfasilitasi ekspansi masa depan ketika kebutuhan muncul.
7. memfasilitasi pengawasan karyawan.

Perencanaan awal yang ekstensif adalah ketika mempersiapkan tata letak untuk fasilitas baru atau ketika melakukan renovasi besar dalam fasilitas yang ada. Perencanaan adalah tahap yang paling penting dalam proyek tersebut, mempengaruhi semua tahap lain dan akhirnya akan menentukan apakah hasil akhirnya efektif dan efisien.

Di samping perencanaan awal, yang dibahas secara rinci dalam bagian berikutnya, melakukan proyek-proyek tata ruang yang melibatkan dua fase lain: mempersiapkan gambar-gambar arsitektur dan konstruksi dan kemudian membangun atau merenovasi.

Perencanaan ruang yang tidak memadai dapat mengakibatkan produktivitas karyawan berkurang, absensi meningkat, omset meningkat, penurunan kenyamanan fisik, dan penurunan moral karyawan. antara situasi hasil yang paling terlihat dari perencanaan ruang yang tidak memadai adalah sebagai berikut :

1. Pertumbuhan Masa Depan adalah tidak akurat diprediksi.
2. Fasilitas Penyimpanan dan daerah yang tidak memadai
3. Perabot kantor yang gagal untuk memenuhi kebutuhan penggunanya
4. Aliran Pekerjaan berat
5. Pola sirkulasi canggung yang tidak efektif

Organisasi yang memiliki fasilitas manajer cenderung melibatkan orang dalam pekerjaan desain, bersama dengan manajer kantor administratif. Meskipun fasilitas manajer dan kantor administrasi manajer memiliki tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi, mereka bekerja secara kooperatif di sejumlah daerah, termasuk desain wilayah kerja karyawan.

Tiga konsep baru dari pekerjaan-pengaturan yang mempengaruhi desain dan tata ruang kantor dan kemungkinan akan berdampak luas lebih lanjut di masa mendatang. Ini adalah telecommuting, berbasis kerja tim dan akomodasi.

Telecommuting adalah suatu pengaturan kerja yang memungkinkan karyawan untuk melakukan beberapa atau semua lokal tugas di luar pekerjaan. Dari sudut pandang desain karyawan kantor lagi bekerja di luar fasilitas. Dari sudut pandang desain kantor, kawasan perkantoran dapat dioptimalkan cukup memuaskan. Dalam beberapa kasus, beberapa karyawan yang telecommute sering dapat berbagi kantor yang sama dalam organisasi.

Meningkatnya jumlah organisasi yang melakukan jumlah semakin besar fungsi mereka menggunakan berbasis kerja tim yang anggotanya umumnya memiliki interaksi sering dengan satu sama lain. Oleh karena itu, lingkungan yang terbuka yang memfasilitasi komunikasi siap dan sejumlah besar daerah rapat kecil mungkin perlu dipasang di semua tempat atau setidaknya di lokasi itu, kadang-kadang disebut sebagai "lingkungan", di mana tim kerja berbasis sering ditemukan. Tergantung pada sifat dari tugas yang dilakukan oleh tim, privasi oral mungkin penting. Akibatnya, beberapa daerah pertemuan kecil mungkin perlu ditutup untuk mengakomodasi tim bekerja dengan baik dan individu yang membutuhkan tempat yang cukup untuk berkonsentrasi pada unsur-unsur tertentu dari tugas mereka. Semakin, perabot kantor digunakan oleh tim kerja berbasis dipasang pada kantor untuk memfasilitasi penataan ulang wilayah kerja cepat untuk mengakomodasi tugas di tangan.

Hoteling biasanya melibatkan karyawan yang menghabiskan sejumlah besar waktu mereka di luar tempat, seperti perwakilan penjualan di luar dan pada tingkat lebih rendah, karyawan teleworking. Alih-alih menyediakan para karyawan dengan kantor mahal dalam dirinya sendiri, sejumlah stand yang disediakan untuk digunakan selama ini karyawan harus bekerja di TKP. Ini biasanya dilengkapi dengan telepon dan jaringan komputer untuk digunakan di laptop untuk menghubungkan ke jaringan organisasi, meskipun beberapa mungkin permanen dilengkapi dengan komputer desktop atau stasiun rumah.

Ketika jumlah karyawan organisasi yang bekerja di bawah pengaturan telecommuting atau hoteling tinggal dekat satu sama lain, menyediakan mereka dengan ruang kerja dekat tempat mereka tinggal mungkin menguntungkan. Kantor satelit umumnya ditemukan cukup efektif baik dari sudut pandang biaya dan semangat kerja karyawan

Beberapa organisasi yang memiliki sejumlah besar karyawan yang sering bepergian ke kota lain merasa lebih ekonomis untuk menyewa atau membeli fasilitas kondominium yang menyediakan karyawan perjalanan ke ruang untuk tinggal dan bekerja ketika mereka berada di jalan. Hal ini benar terutama perusahaan konsultan yang memiliki kontingen karyawan yang bekerja selama beberapa hari setiap bulan di location. Jika disediakan perusahaan konsultan memiliki beberapa klien di area umum, menyediakan karyawan mereka bepergian dengan akomodasi kondominium mungkin lebih ekonomis dibanding perumahan mereka di hotel konvensional / motel. Untuk terlibat dalam pengaturan seperti itu, bagaimanapun, analisis biaya-manfaat harus dilakukan untuk memastikan konsep ini lebih ekonomis daripada penginapan alternatif konvensional. Jika lebih ekonomis, keuntungan yang signifikan bagi karyawan adalah bahwa mereka dapat hidup dalam lingkungan di mana lebih "seperti-rumah". Kerugiannya adalah bahwa organisasi akan membutuhkan kontrak untuk membersihkan layanan dan biaya hidup.

TAHAP PERENCANAAN AWAL 

Perencanaan awal tata ruang kantor adalah salah satu daerah di mana manajer kantor administrasi sering dan secara signifikan terlibat. Tapi begitu pekerjaan awal selesai, keterlibatan mereka dapat menurun sedikit. Banyak kegiatan fokus pada penilaian tahap perencanaan sifat kebutuhan organisasi. Informasi ini dikumpulkan dari proses penilaian dan kemudian diubah menjadi gambar dan akhirnya ke dalam tata ruang aktual. 

Dalam beberapa organisasi, karyawan melakukan perencanaan awal. Organisasi-organisasi lain dasar perencanaan mereka pada upaya kolaboratif karyawan mereka dan konsultan. 

Tugas 

Meningkatnya tugas yang dilakukan oleh individu-individu memiliki peran penting dalam menentukan jenis fasilitas kantor yang mereka butuhkan untuk memaksimalkan produktivitas mereka. Sebagai contoh, karyawan yang sering bekerja sama memiliki kebutuhan kantor yang berbeda dibanding mereka yang jarang, jika pernah, bekerja sama. Karena peningkatan kemampuan untuk memberikan karyawan dengan kantor ergonomis dirancang berdasarkan pada tugas-tugas mereka, produktivitas mereka bisa ditingkatkan. Juga, para karyawan melakukan tugas-tugas yang berubah lebih cepat dari sebelumnya, yang mengamanatkan fleksibilitas desain kantor. 

Arus Kerja 

Arus kerja mengacu pada pergerakan informasi baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan atau sebaliknya) maupun horizontal (antara karyawan dari tingkat tanggung jawab yang sama). Alur kerja analisis yang akurat sangat penting dalam merancang tata letak yang efektif. 

Sebuah alur kerja yang efisien tempat karyawan dan peralatan dalam sebuah pola yang memfasilitasi aliran garis lurus informasi, yang membantu menghilangkan kemunduran dan simpang siur pola kerja. Untuk mencapai aliran garis lurus, tugas, tanggung jawab, dan kegiatan masing-masing karyawan harus benar-benar dipelajari. Perhatian yang cukup diberikan untuk alur kerja sering mengakibatkan keterlambatan dalam penanganan pengolahan informasi yang berlebihan dokumen, dan kebutuhan untuk personil untuk mengerahkan usaha yang lebih daripada yang akan diperlukan. 

Aliran bekerja di departemen sebagian besar biasanya melibatkan dokumen sumber utama, biasanya bentuk. Sebagai contoh, dalam sebuah departemen kredit, dokumen sumber utama mungkin aplikasi kredit, dalam sebuah departemen akun hutang, masa depan pembayaran dan dalam dokumen pembelian, perintah pembelian. Sebuah cara yang efektif untuk mempelajari alur kerja adalah untuk aliran pergerakan dokumen sumber utama berpikir departemen. Gerakan ini dapat ditelusuri dalam salah satu dari dua cara: (1).Dengan mempersiapkan dan menganalisis diagram alir proses  atau (2) dengan benar-benar mencatat atau diagramming gerakan pemikiran dokumen kerja pola alirannya. 

Karena tata letak yang efektif didasarkan pada keterkaitan antara peralatan, alur kerja, dan karyawan, analisis harus dibuat dari efek komponen peralatan telah pada aliran kerja antara karyawan. Lebih dan lebih, komponen peralatan melibatkan penggunaan komputer dan / atau teknologi elektronik. 

Bagan Organisasi 

Erat berhubungan dengan studi aliran kerja adalah analisis bagan organisasi. Ketika aliran kerja terutama vertikal (seorang bawahan yang unggul atau sebaliknya), bagan organisasi lini oraganisasi dengan jelas menggambarkan kewenangan. Bagan organisasi juga mengidentifikasi hubungan pekerjaan antara karyawan peringkat hirarkis yang sama, sehingga membantu menentukan lokasi yang tepat dari karyawan dan unit kerja. 

Proyeksi Kebutuhan Karyawan di Masa Datang

Menentukan berapa banyak ruang akan dibutuhkan dalam tahun-tahun mendatang memerlukan proyeksi, proyeksi yang akurat padan karyawan yang dibutuhkan di masa depan. Berikut harus dipertimbangkan dalam membuat proyeksi :

·         Kemungkinan mengembangkan produk baru atau jasa yang akan membutuhkan peningkatan besar dalam jumlah dalam jumlah karyawan kantor. 

·         Perusahaan yang diharapkan tingkat pertumbuhan tahunan yang diukur oleh keuntungan.

·         Peningkatan tahunan diharapkan dalam jumlah karyawan. 

·         Perubahan mungkin dalam operasi kantor yang akan membutuhkan karyawan baru. 
Tanpa pertimbangan cermat faktor-faktor ini, memenuhi kebutuhan masa depan organisasi ruang kerja mungkin sulit. 

Jaringan Komunikasi

Selain mempelajari aliran kerja antara individu dan departemen, analisis sifat telepon, e-mail, dan tatap muka kontak antara individu dan departemen menyediakan informasi yang berguna. Ketika alur kerja, bagan organisasi, dan jaringan komunikasi menunjukkan bahwa individu-individu tertentu dan departemen memiliki kontak yang luas dan interaksi, individu dan departemen logis dikelompokkan dekat satu sama lain.  

Ini adalah ringkasan dari lembar penghitungan disimpan oleh masing-masing karyawan selama periode perwakilan (mungkin dua minggu periode yang kosong dari setiap fluktuasi yang tidak biasa, seperti yang dibuat musiman pada waktu tiap tahun). 

Departemen dalam Organisasi

Banyak organisasi berlanjut untuk diorganisasikan oleh fungsi, secara spesifik oleh departemen atau tempat. Seperti perkembangan teknologi komputer, bagaimanapun, telah membawa tentang beberapa perubahan dalam struktur yang ditemukan dalam banyak organisasi. Memutuskan di lokasinya di setiap departemen bersangkutan mempertimbangkan aliran kerja diantara bermacam departemen.

Beberapa departemen, seperti akuntansi, keuangan, dan sistem informasi, sangat berhubungan erat dan harus ditempatkan dekat dengan satu yang lain. Demikian juga, departemen dengan kontak publik yang sering, seperti pembelian dan sumber daya manusia, harus ditempatkan dekat tempat pintu masuk atau tempat resepsi (pertemuan) gedung.

Departemen atau tempat penghasil suara yang mengganggu, seperti penerimaan atau percetakan dan duplikasi, sebagai contoh  harus ditempatkan dekat dengan satu yang lain atau jauh dari tempat pusat pencatatan dan pusat pemrosesan kata, harus ditempatkan se pusat mungkin untuk kenyamanan dan aksesibilitas. Individu atau departemen dengan kontak publik minimal,  seperti  Direktur dan pelaksana pegawai kantor yang lain, harus ditempatkan di dalam menempuh suatu perjalan yang sedikit berat, pemisahan secara wajar, tempat yang tenang di gedung.

Kantor Publik dan Privat

Penggunaan kantor publik yang lebih dan kantor privat yang sedikit muncul sebagai tren. Di masa lalu, kantor privat digunakan untuk alasan gengsi dan status. Mereka juga  menyediakan kepada karyawan yang membutuhkan tempat yang tenang untuk konsentrasi dan untuk individu itu yang pekerjaannya bersangkutan dengan pelimpahan material yang rahasia.

Berikut alasan yang sering disebut untuk menjauh  dari kantor privat:

1.      Harga gedung kantor pribadi sangat lebih besar dari pada menyediakan suatu perbandingan jumlah ruang dalam suatu kantor publik.

2.      Kantor privat menyulitkan pengawasan terhadap karyawan.

3.      Dinding permanen yang melingkupi kantor pribadi membuat tata ruang menjadi sulit.

4.      Tugas pemanasan, pendinginan, dan pencahayaan tempat lebih sulit daripada di tempat terbuka.

5.      Kantor privat menghalangi komunikasi.

Sebagai alternatif untuk kantor privat, beberapa organisasi menyediakan seseorang dari karyawan mereka dengan keleluasaan suara kantor.

Selanjutnya mengurangi kebutuhan untuk kantor swasta adalah konsep yang terbuka, yang dibahas dalam bagian berikutnya dari bab ini.

                                                            

Kebutuhan Ruang

Beberapa faktor menentukan minimumnya jumlah ruang yang sesuai untuk individu karyawan dan bermacam tempat kerja. Sebagai contoh, karyawan yang menggunakan perlengkapan ketika menampilkan fungsi pekerjaan mereka akan banyak membutuhkan ruang daripada karyawan yang pekerjaannya tidak memerlukan penggunaan perlengkapan. Faktor lain yang mempengaruhi alokasi ruang adalah alam dan tipe mebel/perabot, lokasi struktur tiang dan kolom, jendela, dan sifat bawaan di setiap pertanggungjawaban pekerjaan karyawan. Sebagai contoh, seorang karyawan menghabiskan porsi signifikan di hari kerja berkomunikasi dengan satu atau lebih individu di kantornya, banyak ruang harus dialokasikan untuk mengakomodasi pertanggungjawaban ini.

Tempat / Area Khusus

Variasi dari tempat yang dispesialisasi harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang kantor. Sifat alami dari organisasi adalah dasar yang menentukan atas kebutuhan dan/atau tempat yang berguna.

Tempat Resepsi (Reception Area)  

Tempat resepsi berpengaruh dalam kesan pertama terhadap organisasi. Kesan pertama yang baik berdampak secara positif pada relasi publik; dan melebihi jangka panjang, kesan pertama yang baik mungkin berakibat dalam meningkatkan laba untuk organisasi.

Angka maksimum dari individu mengharapkan di tempat resepsi saat kapanpun dipertimbangkan ketika menentukan perkiraan ukuran dari tempat resepsi.  Tiga puluh sampai tiga puluh lima jarak persegi dari ruang dialokasikan untuk setiap individu. Oleh karena itu, jika angka maksimum orang mengantisipasi tiap waktu adalah sepuluh, alokasi ruang tiap 300 sampai 350 jarak ruang akan dibutuhkan.

Aliran lalu-lintas yang melalui tempat itu juga dipertimbangkan. Tata ruang harus memfasilitasi pergerakan orang melalui resepsi tanpa mengganggu yang duduk di tempat tersebut. Pertimbangan penting yang lain termasuk pemilihan mebel/perabot, pengaturan warna, pencahayaan, dan lokasi ruang lain yang berhubungan pada tempat resepsi. Memblok pemandangan tempat kantor dari tempat resepsi membantu mengeliminasi kemungkinan bahwa pengunjung akan membingungkan karyawan.

Beberapa organisasi produksi menggunakan tempat resepsi untuk memperlihatkan produk perusahaan, mengingat suatu tontonan peta lain mengidentifikasi lokasi dari cabang kantor. Masih yang lain menyediakan presentasi video pendek yang menginformasikan kepada pengunjung tentang bermacam operasi organisasi atau aktivitas organisasi.

Ruang Konferensi

Dikarenakan harga dari ruang kantor meningkat, banyak organisasi tidak bisa mengusahakan kemewahan yang jarang digunakan tapi dengan menguraikan penunjukkan ruang dewan. Secara konsekuen, ruang konferensi atau dewan serbaguna seringkali dipandang sebagai alternatif yang diinginkan. Seperti ruang yang secukupnya terperinci untuk melayani sama seperti ruang dewan, masih belum cukup berfungsi untuk melayani sama seperti ruang konferensi, membantu memaksimalkan penggunaan ruang kantor yang mahal. Bergantung pada ukuran dari organisasi dan kealamian dari tata ruang, tambahan ruang konferensi yang lebih kecil mungkin dilokasikan seluruhnya dalam lingkungan kerja.  Juga, dibandingkan dengan rekan/teman imbang mereka di beberapa tahun yang lalu, ruang konferensi di banyak organisasi menjadi lebih kasual untuk mengakomodasi peningkatan penggunaan kerja tim, grup kecil, dan begitu seterusnya, yang menjadi lebih bersama.

Ruang konferensi atau dewan serbaguna secara tipikal di desain dengan membangun jangka kedap suara, yang mana mengizinkan tempat untuk dipisah ke dalam dua atau tiga ruang yang lebih kecil. Desain ini membuat kemungkinan kebersamaan/kekompakkan dalam penggunaan ruang ini.

Ruang konferensi atau dewan dibuat lebih cakap dalam berbagai hal dengan pemasangan penempatan seni audiovisual dan perlengkapan komunikasi. Di ruang dewan yang besar, mikrofon untuk pengerasan suara terkadang dipasang di langit-langit; banyak ruang diperlengkapi dengan telepon untuk membuat atau menerima panggilan selama pertemuan/rapat. Ruang ini bisa juga diperlengkapi dengan stop kontak jaringan komputer, yang memfasilitasi segera akses ke data dan informasi. Di beberapa perumpamaan, sistem telekonferensi, terinstal di dalam ruang konferensi atau dewan. Hal lain yang biasanya ditemukan perlengkapan adalah papan kapur, layar proyeksi, dan perlengkapan pencatatan. Fasilitas dapur yang terbatas berdekatan dengan ruang juga sama.

Ruang Komputer

Tiap jarak persegi dari ruang, ruang komputer yang paling menghabiskan biaya di semua ruang dalam banyak organisasi. Tidak ada ruang lain dalam gedung perkantoran yang lebih membatasi lingkungan. Perusahaan komputer menitik beratkan pada pentingnya mempertimbangkan dengan sungguh-sungguh sebelum merencanakan dalam mendesain ruang komputer. Karena perangkat keras komputer berubah begitu cepat, ruang dengan diakurasikan proyek untuk beberapa tahun. Spesifikasi fisik dari perlengkapan komputer juga harus  dianalisis dengan seksama dan diambil ke dalam pertimbangan sebelum menentukan ukuran ruang. Lagi pula, ketentuan harus dibuat untuk komputer dan alat pelengkap ditempatkan tepat di gedung untuk diinterkoneksikan ke perlengkapan di dalam ruang komputer.

Dalam merencanakan ruang komputer, pertimbangan yang fundamental adalah lokasi di yang tahan api, tempat yang tahan api di gedung. Dinding, lantai, dan langit-langit ruang komputer harus dikonstruksi dengan material tahan api. Karena air bisa sungguh membahayakan pemasangan komputer, sistem pemadaman api yang digunakan di ruang ini yaitu berbasis uap gas lebih baik dari pada berbasis air.

Pemeliharaan tepat pada temperatur dan level kelembapan mempertinggi operasi perlengkapan komputer. Temeperatur 75 derajat Fahrenheit dan level relatif kelembapan 50 persen sangat direkomendasikan. Banyak pabrik perlengkapan juga menyarankan bahwa pemasangan komputer harus mempunyai sistem independen pengkondisi udara (AC) sendiri di sistem gedung.

Secara tipikal, perlengkapan komputer terpasang di peron yang ditinggikan dibawah lantai biasa, suatu fitur yang mengizinkan masa depan tata ruang berubah dengan minimum struktur yang berubah. Lantai yang dinaikan melindungi kabel yang menginterkoneksi bermacam perlengkapan. Untuk menghemat energi, beberapa organisasi di iklim lebih hangat menggunakan penghangat udara oleh alat sebagai pelengkap sistem pemanasan untuk gedung. Selama pendinginan musim, penghangat udara dibuat oleh perlengkapan komputer sering kali dibuat lubang angin dari ruang untuk mengurangi kebutuhan pendinginan.

Faktor lain untuk pertimbangan adalah penyediaan ruang kantor yang sesuai untuk personal komputer (pemogram, pengawas, dan teknisi) dan ruang besi penyimpanan yang sesuai untuk dapat dipindahkan media magnetik, seperti  sebaik mungkin untuk  tipe dan sejumlah alat pelengkap yang dibututuhkan.

Mailroom

Sebagai pusat komunikasi, bagian surat-surat memiliki dampak signifikan pada efisiensi dengan mana informasi bergerak masuk dan keluar dari organisasi. Untuk sebagian besar, tata ruang yang tepat dapat meningkatkan efisiensi mailroom. Ruang itu harus terletak di dekat area penerimaan bangunan dan juga terletak sebanyak mungkin . Berikut tiga bidang yang ditemukan di mailroom :

·         Area penerimaan, yang mana surat masuk diterima dan ditempatkan di tempat sampah pembuangan

·         Area seleksi, yang mana surat ini diurutkan dan disiapkan untuk distribusi di seluruh organisasi.

·         Area surat keluar, yang mana surat keluar dicap, disegel, dan disiapkan untuk pengiriman.

Aliran surat melalui bagian surat-surat harus dipertimbangkan ketika memutuskan lokasi yang tepat dari berbagai potongan cakupan peralatan.

Ruang Duplikasi dan Percetakan

Ruang duplikasi dan percetakan harus ditempatkan di mana ia mudah diakses mayoritas pengguna pedoman. Lokasi ini sering ditemukan di ruang duplikasi dekat pusat fisik dari bahan gedung. Khususnya konstruksi dapat mengontrol kegaduhan pada saat membuat peralatan. Ruangan juga harus berventilasi dengan baik karena beberapa bahan yang ditemukan dalam duplikasi dan percetakan proses menghasilkan asap menyenangkan dan menghasilkan panas dalam jumlah yang cukup besar. Wilayah lainyang diinginkan adalah kamar gelap untuk khusus cuci dan fasilitas penyimpanan, dan ruang konter yang memadai.

Daerah Catatan Pusat

Untuk kenyamanan maksimum, daerah catatan pusat harus terletak di pusat dalam organisasi, ketentuan khusus mungkin juga perlu dibuat untuk perlindungan kebakaran, kondisi atmosfer yang tepat, dan keamanan untuk mencegah masuknya individu yang tidak sah. Karena dari berat bahan ekstrim disimpan di daerah catatan pusat, persyaratan struktural mungkin harus dipertimbangkan dalam proses konstruksi.

Pertimbangan Keamanan

Desain dan tata ruang kantor harus memfasilitasi pergerakan karyawan dari satu daerah ke daerah lain, tata ruang harus memungkinkan karyawan untuk bergerak dengan mudah melalui jalan dari pada harus mengambil jalan pintas di tempat bekerja. Jalan tidak boleh dihalangi oleh peralatan atau perabot, atau harus pintu ayun terbuka ke jalan. Keluar ruangan harus sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh National Fire Protection Association Code N0. 101.

Konstruksi Bebas Hambatan

Konstruksi bebas hambatan merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang. Pada tahun 1973, kongres melewati tindakan rehabilitasi, yang mengharuskan semua gedung federal baru dan bangunan organisasi swasta di mana lebih dari $ 2,500 dari dana federal yang digunakan untuk dapat diakses individu yang cacat. Negara memutuskan untuk menggunakan sesuai dengan Undang-undang. Seperti meningkatkan jumlah organisasi mempekerjakan individu penyandang cacat, membuat fasilitas yang mudah dan nyaman bagi mereka adalah layanan essential.architectural mampu memberikan bantuan berharga dalam merancang dan merencanakan wilayah kerja bebas hambatan.

Tahun 1990 Amerika dengan Disabilities Act juga memiliki implikasi untuk perencanaan tempat pekerjaan kantor. Ini tindakan jaminan kesempatan yang sama bagi individu penyandang cacat dalam pekerjaan, akomodasi publik, transportasi, negara dan pelayanan pemerintah daerah, dan telekomunikasi. Karyawan diminta untuk menyediakan akomodasi yang wajar untuk individu penyandang cacat, termasuk restrukturisasi pekerjaan dan memodifikasi dari peralatan. Khususnya, area kerja atau peralatan yang seorang karyawan penyandang cacat menggunakan dalam menjalankan tugas nya tidak dapat menjadi penghalang untuk kemampuan pekerjaan.

Dalam perencanaan tata ruang yang cukup lebar lorong, koridor dan pintu yang memfasilitasi lintasan. Workstations kursi roda yang cukup besar untuk menampung kursi roda membutuhkan setidaknya 60-oleh-60-inchi daerah untuk membuat berbelok 180 atau 360-derajat.

Ekspansi

Kemungkinan untuk ekspansi harus dipertimbangkan setiap kali tata ruang adalah dirubah. Untuk memaksimalkan fleksibilitas, banyak organisasi menyiapkan analisa ruang tahunan dalam banyak cara yang sama bahwa anggaran tahunan disiapkan. Analisis ruang biasanya dibuat untuk masing-masing lima berikutnya berturut-turut tahun, untuk tahun kesepuluh, dan untuk tahun kelima belas.

Ketika melakukan analisis ruang, kategori berikut dipertimbangkan:

·         Ruang yang dibutuhkan untuk karyawan di semua tingkat hirarki organisasi. Menghitung jumlah ruang untuk kategori ini dilakukan dengan cara berikut: kalikan jumlah karyawan yang dibutuhkan di berbagai tingkatan, keluar organisasi dengan jumlah ruang yang akan dialokasikan untuk setiap jenis karyawan.

·         Ruang yang dibutuhkan untuk daerah khusus termasuk kamar konferensi, ruang komputer, dan bagian surat-surat. Daerah ini umumnya berisi perabotan atau peralatan yang lebih besar konsumen jumlah ruang dari pada karyawan biasa bekerja stasiun. Oleh karena itu, sejumlah besar ruang per karyawan harus dialokasikan untuk daerah-daerah yang mengandung karyawan biasa bekerja stasiun.

·         Ruang yang dibutuhkan untuk koridor dan gang. Untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa depan, ruang yang cukup perlu dialokasikan untuk koridor dan gang.

Kondisi lingkungan

Kondisi lingkungan, dimasukkan warna, pencahayaan, penyejuk udara, dan kontrol kebisingan, juga faktor penting untuk dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang.

Perabotan dan Peralatan

Perabotan dan peralatan yang memiliki efek pada syarat-syarat ruang, dekorasi, dan kebisingan, juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan tren tata ruang. Kecenderungan itu dengan menggunakan sistem furnitur, yang terdiri dari berbagai modul yang memungkinkan setiap karyawan untuk memiliki konfigurasi furnitur yang paling sesuai dengan yang dibutuhkan.

BIAYA RUANG KANTOR

Dengan organisasi menjadi semakin khawatir tentang "bottom line", biaya ruang kantor mereka sedang erat diteliti. Dalam hal biaya, organisasi investasi dalam fasilitas fisik umumnya melebihi hanya oleh investasi sumber daya manusia mereka. Hubungan biaya / manfaat positif tidak hanya diperlukan tetapi juga diperlukan.

Ketika sebuah organisasi menghitung biaya ruang kantor, sejumlah faktor harus dipertimbangkan. Termasuk faktor-faktor seperti pembayaran sewa atau menggadaikan, utilitas, pemeliharaan, layanan perawatan, pajak, asuransi, peralatan kontrol yang diperlukan lingkungan, penilaian khusus, izin operasi dan izin, dan sebagainya.

Kepedulian juga harus diberikan kepada biaya potensial dari berbagai inefisiensi mempengaruhi tata ruang. Ini termasuk tata ruang yang tidak efisien yang menghambat alur kerja, miskin bekerja-ruang desain yang menghambat memaksimalkan produktivitas karyawan, dan elemen lingkungan yang mempengaruhi kesejahteraan karyawan. Perencanaan yang memadai awal membantu meminimalkan efek negatif dari masalah ini.

Dalam beberapa organisasi, sifat tugas karyawan tertentu membuat mereka jauh dari wilayah kerja mereka untuk waktu yang lama. Contoh karyawan tersebut adalah mereka yang terlibat dengan penjualan, audit, dan merekrut, serta mereka telecommute yang (termasuk karyawan yang mampu bekerja dari rumah sebagian besar waktu mereka). Mengalokasikan area kerja terpisah untuk masing-masing karyawan, area kerja yang menggunakan sebagian besar waktu, memiliki dampak negatif pada pengembalian biaya / manfaat. Untuk alasan itu, beberapa organisasi mulai untuk menyediakan karyawan dengan kantor bersama, yang berarti bahwa mereka berbagi area kerja yang ditugaskan mereka dengan orang lain. Organisasi-organisasi lain menanggapi situasi ini dengan menggunakan konsep hotelling, yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini. Menggunakan kantor bersama dan / atau konsep hotelling telah memungkinkan beberapa organisasi untuk menunda selama lima sampai tujuh tahun akuisisi ruang kantor tambahan.

KONSEP KANTOR TERBUKA

Keputusan penting dalam merancang tata ruang kantor adalah cuaca untuk menggunakan tata ruang kantor konvensional berdinding atau konsep kantor terbuka. Jika yang terakhir dipilih, maka keputusan harus dibuat tentang mana pendekatan berbagai alternatif yang paling cocok untuk keadaan. Perhatian khusus harus diambil untuk memilih pendekatan yang paling cocok untuk situasi tertentu.

Banyak kelemahan yang melekat dalam tata ruang berdinding konvensional lebih-datang dengan konsep kantor terbuka. Pendekatan konvensional, yang menggunakan kantor swasta dengan dinding permanen, didasarkan pada struktur hirarkis organisasi. Konsep kantor terbuka, sebaliknya, didasarkan pada sifat hubungan antara karyawan dan tugas pekerjaan nya, yang lebih konsisten dengan ergonomi kantor. Ergonomi membantu memastikan bahwa karyawan, tugas, peralatan dan perlengkapan, dan lingkungan fisik erat sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Sekitar dua dari tiga kantor saat ini sedang dibangun atau direnovasi dengan konsep terbuka. Popularitasnya meningkat karena menyediakan metode biaya efektif untuk membuat perubahan tata ruang. Konsep kantor terbuka adalah sangat menarik untuk organisasi perlu melakukan perubahan tata ruang cepat. Kritik yang paling sering pada konsep kantor terbuka adalah kurangnya privasi dan kebisingan yang lebih besar, yang kadang-kadang mengganggu  karyawan dan sebagai sumber stres. Konsep kantor terbuka cenderung untuk menemukan workstation dari banyak karyawan di dekat satu sama lain, sehingga mengurangi atau sama sekali menghilangkan suara mereka privasi baik telepon dan tatap muka. Dengan demikian, dua alternatif umum yang dibuat tersedia untuk mengakomodasi kantor privasi kebutuhan karyawan termasuk penempatan suara telepon yang dikendalikan baik di area ruang terbuka dan instalasi dari satu atau lebih suara dikendalikan ruang konferensi kecil yang karyawan dapat menggunakan untuk telepon swasta dan tatap muka percakapan.

Perencanaan kantor terbuka didasarkan pada cybernetics suatu organisasi, yang berarti bahwa informasi mengalir atau proses yang dipertimbangkan saat merancang tata ruang. Arus informasi organisasi biasanya terdiri dari aliran kertas, komunikasi telepon, dan kunjungan pribadi. Perencanaan kantor terbuka didasarkan pada hubungan secara bersamaan berinteraksi faktor-faktor berikut: komunikasi, desain tempat kerja, dan lingkungan fisik. Untuk alasan ini, sistem dan prosedur analis dan konsultan komunikasi harus bekerja sama dengan arsitek dan interior / desainer ruang ketika menggunakan konsep kantor terbuka.

Antara fitur-fitur khusus dari konsep kantor terbuka adalah sebagai berikut:

1.      Kantor terbuka hanya menggunakan jumlah minimum dinding permanen. daerah terbuka yang luas dengan sekitar 10.000 meter persegi ruang yang paling diinginkan untuk mengembangkan konsep kantor terbuka. Dengan menggunakan sistem lantai jaringan (5 kaki dengan 5 kaki, misalnya) untuk sambungan listrik dan telepon, workstation individu dapat dengan mudah ditempatkan di setiap lokasi dan setiap sudut.

2.      Lokasi masing-masing workstation mempengaruhi efisiensi alur kerja dan membantu mencegah simpanan kerja serta malang-melintang dan mundur dari pekerjaan.

3.      Menyediakan lingkungan kerja yang sesuai, perhatian khusus mungkin harusdiberikan kepada akustik dan pengendalian kebisingan. perangkat akustik yang digunakan di kantor konvensional banyak yang tidak cukup untuk besar area kantor terbuka. Menyerap suara dinding, langit-langit, panel, dan karpet mungkin harus digunakan. Pengkondisian akustik cukup ketika suara tidak lagi mengganggu pada jarak 15 meter dari sumber. Kontrol akustik juga merupakan fitur umum ditemukan dibanyak komponen sistem furnitur.

4.      AC seragam dan kontrol kelembaban di daerah terbuka yang luas mudah dicapai, meskipun sistem iklim yang sesuai untuk area kantor konvensional dirancang mungkin tidak sesuai untuk daerah terbuka yang luas.

5.      Skema warna dan pengaturan furnitur dapat memberikan lingkungan kerja yang menyenangkan bagi karyawan. Penggunaan panel, furnitur modular, dan perkebunan memberikan privasi sambil menambahkan estetis untuk daerah tersebut.

6.      Peralatan digunakan dalam kantor terbuka memfasilitasi efisiensi pekerja. Misalnya, jika sebagian dari  individu lebih mudah dilakukan dalam posisi berdiri, furnitur dapat dirancang untuk mengakomodasi karyawan dalam posisi itu. Jumlah ruang penyimpanan yang diberikan kepada setiap karyawan ditentukan oleh dia.  Atau kebutuhan penyimpanannya. Dalam kebanyakan kasus, meja konvensional digantikan dengan fungsi berorientasi terdiri workstation atau permukaan kerja, panelas privasi, dan komponen bahan penyimpanan.

Beberapa manfaat hasil dari penggunaan konsep kantor terbuka, termasuk yang berikut:

1.      Biaya mengubah tata ruang di kantor ruang terbuka jauh lebih sedikit dibandingkan dengan mengubah tata letak konvensional. Memindahkan ruang terbuka kaki persegi biaya sekitar $ 1,50, dibandingkan dengan perkiraan biaya sebesar $ 25 - $ 30 untuk memindahkan kaki persegi ruang yang dirancang konvensional.

2.      Biaya awal memasang kantor terbuka dapat sebanyak 10 sampai 25 persen kurang dari biaya pemasangan ruang konvensional.

3.      Penghapusan dinding permanen dan kantor-kantor swasta meningkatkan jumlahruang lantai dapat digunakan sebanyak 15 sampai 20 persen.

4.      Konsep kantor terbuka meningkatkan produktivitas kantor dengan meningkatkan efisiensi kerja rendah, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral pekerja, meningkatkan rasa keterlibatan pekerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman.

5.      Kantor terbuka membantu menghemat energi karena pemanasan, ventilasi, dan sistem pengkondisian udara tidak terhalang oleh dinding permanen.

Pendekatan Modular Workstation

Karakteristik dari pendekatan modular workstation adalah penggunaan komponen furnitur yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual. Lemari penyimpanan dan arsip disesuaikan ditempatkan berdekatan dengan meja atau tabel. Unit modular menyediakan karyawan dengan kantor "total" dalam hal ruang meja, ruang arsip/catatan, ruang penyimpanan, dan pekerjaan area pencahayaan. Unit-unit ini, yang dapat dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari karyawan.

Pendekatan modular, dalam keadaan tertentu, lebih disukai baik pendekatan Cluster workstation atau pendekatan landscape. Pendekatan modular ini terutama cocok untuk situasi-situasi yang membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar. Juga, bila dibandingkan dengan tata letak konvensional, pendekatan modular ini sangat menguntungkan karena dinding paling permanen dieliminasi, dan area kerja dirancang di sekitar kebutuhan spesifik dari tiap pengguna. Keuntungan lain yang berbeda adalah kemudahan dan kecepatan yang perubahan dalam tata ruang dapat dibuat.

Pendekatan Cluster Workstation

Karakteristik unik dari Pendekatan Cluster workstation adalah pengelompokan wilayah kerja sekitar inti umum, seperti satu set panel yang memanjang dari jari-jari roda. Panel ini digunakan untuk mendefinisikan area kerja setiap karyawan, yang meliputi ruang permukaan, ruang penyimpanan, dan pengajuan menulis. Meskipun pengecualian ada, cluster workstation tidak rumit seperti stasiun kerja modular atau wilayah kerja diberikan kepada karyawan yang menggunakan pendekatan bentang alam. Pendekatan cluster adalah cocok untuk situasi kerja dimana karyawan menghabiskan sebagian hari kerja mereka jauh dari area kerja mereka.

Pendekatan cluster workstation menawarkan keuntungan yang berbeda untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup dalam mengubah tata ruang dan di mendesain ulang wilayah kerja individu. Selain itu, pendekatan ini dipandang sebagai lebih ekonomis dari pada baik pendekatan modular atau landscape.

Pendekatan Landscape

Dikembangkan oleh tim Quickboner di Jerman, dan mulai diimplementasikan di negara itu untuk pertama kalinya pada tahun 1960 dan sekarang digunakan cukup luas di Jerman. Untuk batas tertentu. Konsep ini merupakan perpaduan dari pendekatan modular dan cluster workstation. Selain, itu membuat penggunaan berlimpah tanaman dan dedaunan didekorasi. Untuk sekat atau pemisah dari area kerja, furnitur disusun secara kelompok dan di berbagai sudut bukan dibaris tradisional.

Dalam dari yang murni, tidak menggunakan kantor swasta. Bagaimanapun, pemandangan "hybrid" dari pada pemandangan "murni" ditemukan. Sebuah rasio 80 persen wilayah terbuka untuk 20 persen untuk wilayah tak terbuka umum di kantor-kantor, di mana versi hibrida ditemukan.

Dalam tata ruang konvensional, memiliki kantor pribadi adalah simbol status. Di kantor lanndscape, bagaimanapun status diberikan kepada karyawan melalui tugas pekerjaan  mereka lokasi dan ukuran dari area kerja mereka, dan dari jumlah perabot mereka diberikan

Panel yang digunakan dalam  modular workstation, cluster dan landscape yang tersedia dalam berbagai ukuran dan bentuk dan dengan berbagai jenis permukaan luar dalam mengaburkan kayu, logam, plastik, kaca dan karpet. Panel tradisional 2 inci lebar dan dapat pra kabel dengan sambungan telepon dan listrik serta dibangun dengan khusus suara-menyerap bahan. Dengan meggunakan ditingkatkannya serat optik dan 5 kategori jaringan kabel, bagaimanapun, 2 inci panel tidak dapat mengakomodasi teknologi baru akomodasi dapat dicapai dengan menggunakan kotak mentransfer baik atau panel susun sistem. Beberapa panel baru juga menggabungkan pemanasan, pendinginan, dan pemurnian ventilasi.

PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG YANG EFEKTIF

Prinsip-prinsip tata letak yang efektif berguna dalam perencanaan dan perancangan tata ruang kantor.

MEMPERSIAPKAN TATA RUANG

Manajer kantor administrasi sebagian besar bertanggung jawab untuk perencanaandan perancangan perubahan tata ruang sebagian kecil.

Setelah menyelesaikan studi dan menganalisis setiap faktor desain dan tata ruang yang penting, sebuah model skala dari rencana lantai harus disiapkan. Untuk memfasilitasi persiapan, buatlah cetak biru konstruksi yang menunjukkan lokasi pilar dukungan, pintu,  jendela, tangga, dan fitur struktural lainnya yang akan berguna.

            Setelah area lantai di skala, lokasi yang tepat dari masing-masing furnitur dan peralatan harus ditentukan. Utilitas yang mungkin tersedia untuk mempersiapkan tata ruang adalah template, sobekan/potongan gambar, model plastik, model magnetik, dan komputer-dibantu dengan desain. Untuk menjamin hubungan spasial yang akurat, gambar lantai dan perabotan dan gambar peralatan harus menggunakan skala yang sama.

Templates

Terdiri dari versi skala furnitur dan peralatan, template biasanya terbuat dari karton atau plastik. Template adalah yang digunakan dalam melacak berbagai item pada tata ruang.

Cutouts

Potongan gambar dibeli dalam lembaran. Furnitur individu atau gambar peralatan hanya dipotong dari lembaran. Dua jenis guntingan yang tersedia yaitu, kertas dan mengikuti milar diri.

Plastic Models (Model Plastik)

Skala versi model plastik terdiri dari berbagai potongan-potongan furnitur kantor dan peralatan. Kemudahan pada model ini dapat direposisi pada rencana lantai dengan memfasilitasi eksperimen dengan kemungkinan berbagai tata ruang.

Magnetic Board (Model Magnet)

Peralatan dan furnitur model magnet juga sering digunakan untuk mempersiapkan tata ruang kantor. Meskipun magnet mudah melekat pada papan, tetapi mereka dapat dengan mudah direposisi.

Computer Aided Design (Desain yang dibantu dengan Komputer)

Desain dengan bantuan komputer menggunakan teknologi komputer dan perangkat lunak yang sesuai untuk membantu dalam merancang tata ruang yang efektif. Beberapa program perangkat lunak komputer  yang terjangkau saat ini tersedia untuk memfasilitasi proses tata ruang desain yang mudah dan efisien.

Beberapa program CAD memberikan tata ruang yang optimal setelah variabel penting  seperti dimensi wilayah, ukuran dan jumlah workstation, dan gang-gang dan koridor adalah input. Hal lain mengharuskan pengguna menggambar dimensi daerah  dan konfigurasi workstation pada layar terminal tampilan video. Setiap item pada layar, seperti dinding atau peralatan atau perabot, dapat dengan mudah dipindahkan menggunakan pena, cahaya atau fitur drag dan drop dari mouse komputer. Sebagian besar sistem  CAD juga memfasilitasi penyusunan salinan tercetak dari setiap layar konfigurasi.

IMPLIKASI PADA MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dalam banyak organisasi, manajer administrasi kantor memiliki perbedaan yaitu memiliki keahlian yang lebih besar dari pada karyawan lainnya dalam perencanaan dan  perancang antata letak. Alasan untuk perbedaan ini adalah jelas, karena ia lebih akrab dengan  banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan perancangan. Tidak ada karyawan lain yang mungkin akan begitu akrab dengan pola aliran organisasi bekerja atau proses komunikasi. Kecuali organisasi mempekerjakan seorang perencanaan ruang waktu penuh, tidak ada orang lain mungkin akan pengetahuan lebih tentang perkembangan baru dalam tata ruang dari manajer kantor administratif.

Sebuah proyek tata ruang melibatkan lebih dari sekedar menempatkan furnitur dan  peralatan di daerah tertentu. Organisasi yang melaksanakan proyek-proyek tata ruang  yang hanya menata ulang perabotan dan peralatan segera menemukan bahwa hasilnya tidak ideal  seperti yang diharapkan. Satu-satunya cara untuk menyelamatkan proyek yang dilakukan dengan cara ini adalah menilai secara hati-hati faktor penting lainnya yang mempengaruhi tata ruang kantor dan untuk /kemudian membuat perubahan yang diperlukan.

Kecuali manajer kantor administrasi telah memiliki pelatihan mendalam dalam merancang tata letak kantor, karena ia telah disarankan untuk berkonsultasi dengan individu-individu yang memiliki keahlian yang dibutuhkan. Biaya konsultasi kemungkinan  akan diimbangi berkali-kali dengan memiliki tata ruang, efisien dan efektif dari awal, terutama jika alternatifnya adalah pengembangan tata ruang melalui proses memukul atau meleset.