Kantor dan Pekerjaan Kantor

KANTOR DAN PEKERJAAN KANTOR

Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office. Kantoor mempunyai arti yang agak berbeda dengan office. Istilah kantoor, dalam bahasa Belanda mempunyai empat pengertian, yaitu :

1.      Ruang, kamar kerja atau ruang tulis.

2.      Markas atau ruang seorang pengusaha beserta stafnya menajalankan aktivitas usaha pokoknya.

3.      Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan.

4.      Instansi, badan, jawatan, atau perusahaan.

Sedangkan istilah office, dalam bahasa Inggris mempunyai enam pengertian, yaitu :

1.      Kewajiban, tugas atau fungsi.

2.      Jabatan

3.      Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya.

4.      Jasa pelayanan

5.      Tugas, pekerjaan atau komposisi unsur-unsur tertentu.

6.      Tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Dari beberapa pengertian diatas, istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah

1.      Tempat, pusat, atau markas pimpinan.

2.      Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha.

3.      Ruang kerja atau ruang tulis seseorang.

4.      Jabatan, dinas

5.      Pusat atau tempat usaha.

Jika dirangkum lagi, terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor, yaitu :

1.      Tempat kedudukan dan kerja seseorang.

2.      Jabatan seseorang dalam pekerjaan.

3.      Tugas seseorang dalam pekerjaan.

Dari beberapa pengertian diatas, baik dari Bahasa Belanda maupun bahasa Inggris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Sedangkan yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan kantor lainnya.

Sementara itu pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi.

George Terry mengartikan pekerjaan kantor sebagai berikut :

Office work includes verbal transmission of information and producing of written record and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for managerial control.

Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan  secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan.

Dalam bahasa Inggris, pekerjaan kantor disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (clerical work) dan pekerjaan kertas (paper work). Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis. Sedangkan disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas, baik dalam bentuk surat, nota, formulir, arsip, sertifikat, maupun dokumen-dokumen lainnya. Kertas-kertas tersebut memuat data, fakta, atau informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga agar lebih lancar melaksanakan aktivitas pokoknya.

Selain kedua pengertian diatas, pekerjaan kertas merupakan bagian integral dan penting dari kehidupan manusia modern. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri :

1.      Penerimaan

2.      Pencatatan, melalui regristasi, aganderen, penomoran dan sebagainya.

3.      Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyandian, interpretasi, transformasi, menjadi diagram, grafik, statistik, tabel, ikhtisar vademekum, buku pintar, dan sebagainya.

4.      Penyimpangan, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.

Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indonesia dengan satu istilah, yaitu tata usaha. Selanjutnya tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktivitas untuk menghimpun, mancatat, mengolah, menggandakan, mengirim, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Dengan demikian, pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bisang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut :

1.      Menghimpun

Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

2.      Mencatat

Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbol lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat,  didengar, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. Yang termasuk dalam kegiatan mencatat, antara lain menulis, mengetik, mengagendakan, memberi nomor, memberi cap (stempel), regristasi, memfoto, merekam, membuat grafik, tabel, diagram dan sebagainya.

3.      Mengolah

Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga. Kegiatan yang termasuk kegiatan mengolah, antara lain menerjemahkan, menghitung, menganalisa, menginterpretasi, dan sebagainya.

4.      Menggandakan

Menggandakan ialah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui foto kopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.

5.      Mengirim

Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke berbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.

6.      Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.

DAFTAR PUSTAKA

Eko, Putro W. 1999. Pengetahuan Mesin-mesin Kantor. Yogyakarta : Adicita Karya Nusa.